Um processo de recuperação de dívidas bem-sucedido prescinde de um processo integrado de cobrança, se possível automatizado e condicionado a períodos. O processo precisa seguir uma lógica dentro de um fluxo (workflow).
Com amparo legal, organização e um controle sistemático de devedores, seus perfis e os prazos de permanência na condição de inadimplentes, sendo possível estruturar e planejar estratégias de cobrança que ativem os devedores eventuais – aqueles que não têm ciência de suas dívidas – e também pressione devedores sintomáticos – aqueles que simplesmente deixam de pagar impostos e contribuições pelas razões mais diversas.
A seguir, como exemplo, apresentamos um modelo de um processo de cobrança:
Integração de Dados - Recebimento e envio de dados das dividas oriundos de ou para outros sistemas;
Análise e Diagnóstico - Conhecer a qualidade da dívida no passado, presente e, através de curvas de tendências, como estará no futuro;
Regras e Parâmetros - A partir do conhecimento da dívida procede-se a criação das regras de cálculo, modelos de comunicação e canais de comunicação que serão utilizadas nos roteiros de cobrança;
Carteiras e Roteiros - As carteiras agrupam as dívidas por similaridade de tributos e os roteiros definem a forma e o momento em que os contribuintes de uma determinada carteira serão cobrados (cobrança administrativa, protesto de títulos e execuções fiscais);
Higienização de Cadastro – Realização da higienização de cadastro, antes da envio de notificações (validação de envio) e após, tratamento de retorno;
Notificações - As notificação tem como objetivo recuperar o contribuinte inadimplente com o menor custo para o credor (prefeitura) e devedor (contribuinte). Este processo é feito através da seleção do alvo da ação de cobrança, notificação de atraso, notificação de penalidade e, caso não resulte no pagamento da dívida, as penalidades são aplicadas;
Penalidades - Quando não é possível recuperar o contribuinte inadimplente através das notificações a execução de penalidades é iniciada, e tem como objetivo final aplicar as penalidades, de acordo com o roteiro de cobrança, para os contribuintes que não regularizarem os débitos;
Negociação - Com as ações de cobrança realizadas é necessário disponibilizar canais de recebimento e negociação dos débitos vencidos seja para pagamento a vista ou parcelamento.